Eén van uw klanten betaalt zijn factuur niet. U hebt al verschillende aanmaningen verstuurd en ontelbare keren gebeld om hem aan zijn betalingsafspraken te herinneren. U hebt misschien al eens een verkoper naar de klant gestuurd om de betaling los te weken. Maar geen enkele poging levert resultaat op en na verloop van tijd verliezen uw inspanningen hun effect. Herkent u het fenomeen?
Als uw klant de volledige aanmaningsprocedure doorlopen heeft, dan kunt u nog één middel uit uw hoed toveren. Voordat u een dossier opmaakt voor uw advocaat of een incassobureau stuurt u nog een ingebrekestelling.
Wat is een ingebrekestelling?
Een ingebrekestelling is een officiële brief waarin u uw debiteur een laatste keer verzoekt om binnen een bepaalde termijn te betalen. U stelt hem in gebreke en geeft hem daarmee een allerlaatste kans.
Al kunt u een ingebrekestelling ook breder inzetten. Volgens de officiële omschrijving van de FOD Economie dient de geadresseerde een verplichting die op hem rust, na te komen. Dit kan bijvoorbeeld zijn:
- een probleem oplossen,
- een bedrag betalen, of
- een contractuele verbintenis naleven.
U stuurt de ingebrekestelling bij voorkeur per aangetekende brief (met ontvangstbevestiging). Het is een rechtsgeldig afgiftebewijs dat u juridische bescherming biedt. De aangetekende zending garandeert u immers dat de geadresseerde uw ingebrekestelling ontvangen heeft. Hij kan dus niet beweren dat hij niet op de hoogte was.
Inhoud van een aangetekende ingebrekestelling
Hoe stelt u zo een ingebrekestelling op en wat dient u erin te vermelden? Deze 7 elementen mag u zeker niet vergeten:
- vermeld het begrip “ingebrekestelling”
- de datum
- adresgegevens van de geadresseerde
- samenvatting van het probleem
- verzoek om oplossing
- termijn om het probleem te regelen
- adresgegevens en handtekening van de afzender
U voegt best meteen alle bewijsstukken toe aan de ingebrekestelling. Denk aan de bestelbon, een bevestiging per e-mail, een getekend afleveringsbewijs, de factuur, ... Zo kan hier ook al geen misverstand over bestaan en u vermijdt dat uw klant de procedure weer vertraagt door deze documenten op te vragen. Bovendien hebt u dan meteen een kant-en-klaar dossier om door te geven aan uw advocaat of aan uw incassobureau.
Voorbeeld van een ingebrekestelling bij wanbetaling
Aangetekende brief met ontvangstbevestiging