Hvis du har modtaget en falsk faktura, er det vigtigt at handle hurtigt og korrekt for at håndtere situationen på bedst mulig måde. Her er nogle trin at følge, hvis du mistænker, at du har modtaget en falsk faktura:
Opdater leverandørlister regelmæssigt
Opdater virksomhedens liste over godkendte leverandører. Accepter ikke fakturaer eller påståede aftaler fra virksomheder, der ikke er på leverandørlisten.
Sørg for, at der er indgået aftaler
I ferieperioder øges risikoen for bedrageri ofte, da bedragerne er opmærksomme på, at betaling af fakturaer muligvis udføres af andre end de sædvanlige medarbejdere. Dette kan også lægge stort pres på medarbejderne, hvis bedragerne placerer en stor ordre under forudsætning af, at den skal leveres øjeblikkeligt.
Vær opmærksom på usædvanlige fakturaer
Vær grundig ved gennemgang af fakturaer og vær særligt opmærksom på fakturaer, der ikke stemmer overens med tidligere aftaler eller forretningsrelationer. Hvis noget virker mistænkeligt eller afvigende, bør du handle straks. Forbered en standardbrev, hvor ukendte fakturaer bestrides, og anmod om dokumentation af aftaler. Dette kan personalet bruge til at undgå, at falske fakturaer sendes til inkasso og fogedretten.
Sikre tydelig kommunikation
Kommuniker tydeligt med dine leverandører og anmod om, at al kommunikation, herunder ændringer i aftaler eller ordrer, dokumenteres skriftligt. Dette giver dig en stærkere position, hvis en falsk faktura opstår, og du skal bestride den.
Uddan og informer personalet
Sørg for, at dine medarbejdere er opmærksomme på falske fakturaer og ved, hvordan de skal handle, hvis de mistænker, at de har modtaget en sådan faktura. Instruer dem i aldrig at acceptere nogen form for optagelse via telefon og ikke indgå nogen aftaler i ferieperioder. Alle sådanne sager kan vente, indtil det almindelige personale er tilbage.
Hvis du har modtaget en falsk faktura, er det vigtigt at handle hurtigt og korrekt for at håndtere situationen på bedst mulig måde. Her er nogle trin at følge, hvis du mistænker, at du har modtaget en falsk faktura:
Kontakt virksomheden
Hvis du mistænker, at fakturaen er en falsk faktura, bør du kontakte virksomheden, der udstedte fakturaen. Du kan gøre det ved at ringe, sende en e-mail eller brev. Sæt en streg over fakturaen og skriv: "Bestrider betalingsansvar på grund af manglende aftale". Bestridelsen skal også sendes til fakturafsenderen, ikke kun oprettes.
Dokumenter al kommunikation
Gem al kommunikation mellem dig og virksomheden vedrørende den falske faktura. Det kan være e-mailkorrespondancer, breve, noter eller telefonopkald. Dette vil være værdifuldt bevis, hvis du senere skal bestride fakturaen eller træffe yderligere foranstaltninger.
Indberet til myndighederne
Hvis du er overbevist om, at det drejer sig om en falsk faktura, og at du er blevet udsat for en svindelforsøg, bør du overveje at indgive en politianmeldelse. Du kan kontakte politiet og indgive en anmeldelse med al relevant information og de beviser, du har indsamlet.