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Le directeur financier, ce capitaine naviguant sur les eaux troubles du COVID-19.

Pourquoi le directeur financier détient la clé du succès en période de crise ?

6 min.

Le directeur financier (ou le gestionnaire des finances) devrait être le roc en temps de crise, comme nous le vivons actuellement avec COVID-19. Il est l'arbitre critique qui doit prendre, ou du moins annoncer, des décisions difficiles. En plus de prendre des décisions difficiles, il se doit aussi d’être éclaireur (anticiper l’avenir proche.)

De telles décisions ne peuvent être prises s'il n'y a pas de cohésion au sein des conseils d'administration. La transparence, les dialogues équilibrés, les conclusions bien réfléchies et les processus structurés sont une nécessité pour les décisions stratégiques. En fait, cette dynamique devrait toujours être présente. En période de prospérité, mais certainement en période d'incertitude comme celle-ci.

C'est pourquoi nous voudrions expliquer ce que l'on attend du directeur financier d'aujourd'hui et de demain, en des temps comme ceux de COVID-19, et pourquoi il est essentiel.

Chapter 1

3 fonctions importantes du conseil d'administration pendant COVID-19.

  1. Respect

    Les employés de l'organisation doivent être traités décemment et les précautions nécessaires doivent être mises en place.

  2. Perspectives

    Obtenez un aperçu de l'orientation de l'entreprise et des tendances du marché, avec la transparence nécessaire.

  3. Anticiper

    Anticiper et préparer la réadaptation.

Le directeur financier est la seule personne qui peut activer les conseils d'administration pour prendre en compte toutes les conséquences à court et à long terme des décisions stratégiques proposées.
Le directeur financier et le département des finances jouent donc un rôle crucial. La clé de ces trois domaines réside dans le fait de disposer de données de haute qualité. Ils sont les premiers à fournir des chiffres et des faits pertinents et actualisés. Le directeur financier est la seule personne qui peut activer les conseils d'administration pour prendre en compte toutes les conséquences à court et à long terme des décisions stratégiques proposées.
 
Bien entendu, il est difficile d'obtenir des données sur le marché en période d'incertitude. En pleine crise, il est donc bon d'utiliser également des données historiques. Les chiffres de l'année dernière, les performances, les analyses et les scores de crédit, les mesures qui ont été utilisées précédemment en temps de crise et les enseignements tirés à cette époque (comme lors de la crise financière de 2008).
 
Aujourd'hui, le directeur financier doit donc avoir accès à des flux d'informations de bonne qualité et être au top de sa forme.
 
Pourquoi est-ce important ?

Le conseil d'administration doit mesurer/connaître ce qu'il advient du « topline », les mesures qui peuvent être prises à court et à long terme pour conserver ou retenir l'argent, la résilience de l'entreprise, les mesures à prendre en matière de gestion financière et de stratégie de paiement, ainsi que ce qui doit être fait dans le pire des cas.

Chapter 1

Aujourd'hui, le directeur financier est le capitaine qui doit diriger le navire dans les eaux turbulentes.

Une différence importante avec le rôle du directeur financier aujourd'hui, par rapport à son rôle pendant la crise financière en 2008, est le fait qu'il doit gérer une réactivité à court terme ainsi qu'une éventuelle reprise.

Aujourd'hui, le directeur financier est plus dynamique et plus flexible. Il doit sauvegarder les liquidités, contrôler les flux de trésorerie, évaluer les pertes et profits, protéger les conditions de paiement, surveiller la situation financière des clients et des fournisseurs, assurer le fonctionnement de la chaîne d'approvisionnement, lancer des programmes de réduction des coûts et, aujourd'hui, tenir de plus en plus compte des procédures de conformité ou compliance.

Mais l'histoire ne s'arrête pas là. Le directeur financier doit aussi, si on emprunte l’image au monde du football, être un scout pour les tendances importantes qui se développent plus rapidement du fait du COVID-19, telles que la digitalisation, l'automatisation des données, les modèles de décision basés sur les données, les développements du marché, les décisions gouvernementales et les changements de comportement des consommateurs.

Le directeur financier est la bonne personne pour soutenir et lancer les discussions stratégiques.

En fin de compte, c'est le conseil d'administration qui prend les décisions stratégiques, mais le directeur financier est la bonne personne pour soutenir et lancer les discussions stratégiques. Le responsable financier peut être une partie neutre qui les soutient par des suggestions, des perspectives intelligentes et des analyses.

Chapter 1

Gestion de la réussite des clients

Le département des finances doit mettre en balance les besoins du client avec les coûts et les recettes. Si, en période de crise, les priorités des clients changent, c'est un signal fort pour ajuster la stratégie opérationnelle. Cela aide le directeur financier à évaluer l'efficacité de l'organisation.

L'inefficacité a deux causes principales :

  1. Des systèmes TIC obsolètes qui font que les données saisies sont perdues, trop négligées ou ne peuvent pas être utilisées.

  2. Maintenir des procédures dans toute l'organisation qui prennent trop de temps et gaspillent trop de ressources (humaines).

Ce problème peut être résolu en centralisant les flux de données, afin que cela puisse conduire à des analyses intelligentes.

Si trop d'énergie est gaspillée pour le contrôle de la solvabilité d'un nouveau client de façon manuelle, on peut choisir d'automatiser cette partie. Cela permet non seulement d'économiser beaucoup de temps, mais aussi beaucoup d'heures de travail et de réduire la marge d'erreur humaine.

Le temps libéré à sa place peut être consacré efficacement aux tâches primordiales des employés. Cela stimule une meilleure gestion des relations clients, les résultats des équipes augmentent et vous serez déjà un peu plus près d'atteindre les objectifs de votre entreprise.

En combinant toutes les données et la base de clients avec les observations des employés, on obtient une compréhension et un aperçu à 360° de la manière dont l'entreprise peut réussir aujourd'hui et à l'avenir.

Cette formule constitue la base d'une entreprise flexible et efficace. Ces entreprises acceptent le changement et osent travailler (et prendre des décisions) en se basant sur les données. Ce n'est qu'ainsi que nous pourrons faire face à une période de crise.

Chapter 1

Oser la contradiction en toute objectivité

Un directeur financier indépendant sera toujours transparent avec le conseil d'administration. Un bon PDG s'efforcera toujours d'avoir une relation ouverte avec le directeur financier.

Naturellement, la relation de travail entre le PDG et le directeur financier est importante. Mais le directeur financier doit toujours être objectif, même si cela peut parfois conduire à des conflits constructifs. Le PDG ose parfois ne présenter que les éléments positifs lors de la réunion du conseil d'administration, ce qui peut parfois être difficile pour le directeur financier de faire le lien avec le cadre (financier) plus objectif.

Cependant, c'est le rôle du directeur financier. Il doit mettre à l'ordre du jour les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces, formées par des données objectives, et doit les partager de manière transparente avec le conseil d'administration.

C'est la seule façon d'évaluer efficacement ce qui va bien et où se situent les défis.

Le directeur financier doit toujours être objectif, même si cela peut parfois conduire à des conflits constructifs.
Chapter 1

Le dernier rôle du directeur financier : un agent de la gestion du changement digital

Comme nous l'avons déjà mentionné, le rôle du directeur financier est beaucoup plus étendu qu'il ne l'était il y a environ cinq ans.

COVID-19 nous a montré que les processus (financiers) doivent être digitalisés. Lors d'une fermeture, les entreprises sont obligées de travailler de plus en plus depuis leur domicile. La saisie manuelle, comme la comptabilisation des factures et la scannérisation des formulaires, rend la tâche pratiquement impossible à partir du domicile - l'automatisation est la clé.

L'économie mondiale ne sera plus la même qu'avant. La rentabilité est l'objectif et l'automatisation numérique est la voie à suivre.

Par exemple, les entreprises économisent jusqu'à 70 % de leur temps et de leurs coûts administratifs rien qu'en digitalisant et en automatisant la gestion de leurs dépenses et de leurs factures.

Le directeur financier est coresponsable de prendre les bonnes décisions à l'aide de données objectives et bien fondées. Il est devenu un arbitre au sein du conseil d'administration lorsque des discussions constructives sont en cours. Un directeur financier doit être objectif, être transparent et, comme nous l'avons déjà dit, oser la contradiction si nécessaire.

Aujourd'hui, le directeur financier a acquis des responsabilités supplémentaires en matière de cyber transformations et de transformations digitales, d'automatisation et d'autres actions informatiques, et doit également tenir compte des procédures de conformité ou compliance nécessaires. Ce phénomène s’est même accéléré avec le COVID-19.

Pour évoluer dans ces (nouveaux) rôles, en tant que directeur financier, vous devez regarder l'organisation de manière objective et, d'autre part, prendre du recul :

« Quels sont les autres rôles que je pourrais jouer dans l'entreprise; en quoi ceux-ci se chevauchent avec mes tâches actuelles; quelles sont les initiatives qui auraient le plus d'impact dans l'entreprise et comment puis-je réaliser des bénéfices (de performance) rapides dans ces nouveaux domaines ? »

En tant que directeur financier, vous devez absorber le plus d'informations possible, lire le plus grand nombre possible de publications spécialisées et vous former en permanence. Pas à pas, vos connaissances augmentent et se développent.

Chapter 1

La conformité ou compliance est le nouveau « buzz ».


Comme les entreprises optent de plus en plus rapidement pour la digitalisation et l'automatisation en raison de cette pandémie, le paysage de la fraude change également. Travailler à domicile et faire des affaires en ligne sont les facteurs sous-jacents, car cela crée la possibilité d'une augmentation de la fraude de niveau C, du phishing et des affaires avec des sociétés fantômes (rappelez-vous l'accord du gouvernement belge sur sa commande de masques buccaux, en mars 2020).

Sur les 1,7 million d'entreprises actives en Belgique, environ 20 % ont le potentiel d'être une société fantôme, soit environ 340 000 entreprises. Il faut donc être vigilant, car 60 % de toutes les fraudes se produisent par de telles constructions.

Les contrôles existants dans le domaine de la conformité sont donc compromis et peuvent même ne plus être pertinents ou opérationnels.

Comme les entreprises optent de plus en plus rapidement pour la digitalisation et l'automatisation en raison de cette pandémie, le paysage de la fraude change également.

Pourquoi le CFO joue-t-il un (nouveau) rôle dans ce domaine ?

Parce que, comme nous l'avons montré précédemment dans cet article, le directeur financier doit obtenir une vue à 360° de l'ensemble du profil de risque. Il ou elle doit avoir accès à tous les éléments et flux de données possibles.

Une investigation de conformité est une partie importante de la gestion et de l'évaluation des risques car, en plus de la vérification des informations (financières) de l'entreprise, une investigation supplémentaire est menée sur la fiabilité des relations commerciales.

Faire des affaires avec une organisation ou une personne frauduleuse portera atteinte à l'image de l'organisation et de sa direction, avec un risque très réel de perdre des clients. Elle peut également entraîner le non-paiement des biens et services fournis, ce qui mettra en danger la stabilité financière de votre propre entreprise.

Quelles mesures le CFO devrait-il prendre ?

  1. Sensibilisation

    Faire de la conformité un concept quotidien afin qu'elle devienne une perception consciente à la fois du conseil d'administration et de tous les autres employés.

  2. Analyser

    Revoir le paysage des risques de fraude, se tenir au courant des dernières évolutions, réglementations et réévaluer les contrôles existants.

  3. Mesures à prendre

    Effectuer des analyses d'impact et mettre en place les mesures de conformité requises en matière de prévention et de détection.

  4. L'excellence dans la gestion des crises

    Maintenir l'accent sur l'établissement de la confiance par tous les canaux de communication possibles en faisant preuve d'excellence dans la gestion des crises.

  5. Automatisation

    Profitez de l'automatisation en automatisant les contrôles ainsi que l'ensemble du profil de l'entreprise financière. Cela permet de rationaliser les processus opérationnels nécessaires pour le directeur financier.

Nous concluons par une citation qui résume l'essence du directeur financier de demain et pourquoi le directeur financier (mais aussi tout le département des finances) détient la clé du succès en période de crise.

En tant que dirigeant d'une entreprise, le directeur financier moderne doit propulser une culture de la sécurité. Notre travail n'est plus seulement une question de recettes, de coûts et de budgets. Il s'agit de gérer les risques, de stimuler les performances et de garantir l'intégrité et l'exactitude des informations de l'entreprise.

Sankar Narayan, ancien directeur financier (maintenant directeur de l'exploitation) de Xero

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