S'il y a une certitude, c'est que les entreprises doivent être flexibles en période d'incertitude
souplesse dans notre façon de communiquer et souplesse dans notre façon de travailler. La créativité, la simplicité, la perspicacité stratégique et la persévérance devraient être nos éléments de base pour la flexibilité ou le changement.
Le changement n'est pas un obstacle, au contraire : le changement crée de nouvelles opportunités.
Comme ces deux personnes célèbres l'ont dit un jour :
Le monde tel que nous l’avons créé est un processus de notre pensée. Il ne peut pas être changé sans changer notre raisonnement.
Albert Einstein - Physicien théoricien
Ce n'est qu'une fois que vous êtes sorti de votre zone de confort que vous commencez à changer, à grandir et à vous transformer.
Roy T. Bennett - Auteur et coach de vie
Comme nous sommes sujets à des changements en tant qu'individus et en tant qu'organisation, nous aimerions vous fournir quelques conseils et astuces pour renforcer la continuité des activités de votre organisation, ce qui est d'une importance vitale en ces temps incertains.
En tant que fournisseur d'informations commerciales le plus utilisé au monde, nous souhaitons mettre l'accent sur un élément fondamental des opérations commerciales : votre gestion des risques.
Pourquoi est-ce si essentiel ?
La gestion des risques est un processus continu dans lequel nous identifions, interprétons, analysons les risques (potentiels) et aidons les différents services d'une entreprise à réussir leurs projets.
Sur la base de cette analyse, nous mettons en place et prenons des mesures concrètes ou des points d'action. La prise de risques est une partie intégrante de la conduite des affaires. C'est pourquoi une bonne gestion des risques est un élément important de votre continuité d'activité.
Conseil n°1 - Commencez par une évaluation de votre propre entreprise
En période d'incertitude, par exemple un confinement, il est important d'évaluer si vos employés sont capables de travailler à domicile et s'il existe un simple flux de communication entre les collègues et entre l'entreprise et ses parties externes telles que vos clients et fournisseurs.
Si ces deux éléments existent, vous assurez déjà une grande partie de la continuité des activités. Nous comprenons que dans certains secteurs, tels que les transports et la construction, tous les collègues ne peuvent pas travailler depuis leur domicile. Mais en tant qu'organisation, vous pouvez laisser vos collègues qui s'occupent de la comptabilité ou de l'administration, par exemple, travailler depuis leur domicile. Pour les collègues qui doivent prendre la route, suivez les règles en vigueur et agissez comme un bon père (ou une bonne mère) de famille.
L'autre aspect est un système de communication clair pour l'environnement interne et externe.
Il est également important que vous restiez aussi transparent que possible. Les plans de continuité des activités sont une excellente forme de communication avec votre environnement. Veillez à l'inclure dans votre gestion des risques, afin que vos collègues et vos relations d'affaires sachent parfaitement à quoi s'attendre.
Avec la créativité nécessaire et une certaine réflexion stratégique, vous pouvez même proposer des solutions alternatives. Un bon exemple est celui des restaurants qui sont obligés de fermer. Ils peuvent, par exemple, proposer des solutions de traiteur ainsi qu'un bon plan de communication via les réseaux sociaux et les options de paiement en ligne. Les hôtels peuvent déjà profiter pleinement des réservations de l'année prochaine, avec une certaine réduction ou un service supplémentaire. Les boutiques devraient vendre en ligne, etc.
Conseil n°2 - Vérifiez la solvabilité de votre relation d'affaires (potentielle)
Si vous avez examiné de près la continuité de votre propre entreprise, vous devez également mener vos affaires.
La gestion quotidienne des débiteurs est un élément important de votre gestion des risques. En période d'incertitude, il est essentiel de vérifier chaque relation commerciale, nouvelle ou existante. En réduisant au minimum les dettes ou les factures impayées, vous vous assurez de disposer de liquidités suffisantes pour maintenir votre entreprise en activité.
En période de crise, une vérification de la solvabilité, à l'aide d'un rapport de solvabilité, est un outil très utile. Les rapports Creditsafe contiennent les éléments nécessaires pour prendre une décision commerciale, tels que les scores et les limites de crédit ; les événements juridiques tels que les assignations et les données de faillite ; les données financières telles que le chiffre d'affaires, la trésorerie, les ratios de capital et de liquidité et d'autres informations commerciales. Vous pouvez également contrôler les différents directeurs et leurs mandats.
Mesurer, c'est savoir et l'information est la clé pour prendre de bonnes décisions commerciales. Le score de crédit dans ces rapports peut également vous aider à ajuster votre stratégie de risque de crédit si nécessaire.
En période d'incertitude, il est également utile d'avoir une solution de surveillance à portée de main. Un tel outil vous donne la possibilité d'être automatiquement informé de tout changement au sein de certains portefeuilles de clients et de fournisseurs.
Ainsi, la solution de surveillance de Creditsafe peut vous informer du moindre changement dans la situation financière et commerciale de vos relations d'affaires.
En fonction des critères que vous jugez importants, nous vous enverrons une alerte automatique par e-mail. Enfin, cette solution de surveillance vous permet d'effectuer certaines analyses pour chaque portefeuille.
Afin de pouvoir évaluer les risques de vos relations d'affaires, l'information financière sur les entreprises est un élément de gestion important dans la continuité des activités de votre organisation.
Conseil n° 3 - La bonne gestion de votre chaîne d'approvisionnement est un aspect important de la continuité
Croyez-le ou non, une période incertaine est une bonne occasion de réévaluer votre chaîne d'approvisionnement. L'économie et la politique sont dans un monde en constante évolution, ce qui rend les entreprises continuellement sujettes au changement.
Les guerres commerciales entre pays mettent en péril les importations. Dans les pays où l'économie est en croissance, les salaires des travailleurs peuvent augmenter deux fois plus vite. Là où la technologie fait défaut, la production et le transport prennent plus de temps. En cas de crise mondiale, vous devez disposer d'un plan B.
Des exemples connus, ce qui entraîne bien sûr une augmentation des coûts pour les acheteurs.
Comment démarrer ?
Evaluez et analysez la marge potentielle pour négocier vos contrats avec les fournisseurs.
Est-il possible d'offrir des capacités supplémentaires dans d'autres pays ? Les fournisseurs peuvent-ils déplacer leurs services en raison des risques politiques, économiques et autres qui menacent la chaîne d'approvisionnement ? Quelles sont les technologies utilisées par vos fournisseurs ? En temps de crise, disposent-ils d'un plan d'urgence ou d'un plan de continuité des activités ? Quel est le contenu de leurs clauses de force majeure ? Quelle est leur vision à long terme et dans quelle mesure sont-ils transparents ?
Mesurer les attentes des clients pour les 3 à 5 prochaines années. Déterminer dans quelle mesure la vitesse du marché sera critique pour eux et pour l'industrie. Choisir des technologies, des réseaux et des partenariats pour soutenir un réseau mondial plus flexible. Utiliser les données des entreprises pour mieux prévoir la demande future.
Parce qu'en période d'incertitude l'économie doit endurer plus difficilement, c'est donc une excellente occasion pour vous de vérifier votre liste de fournisseurs. Compte tenu de sa complexité, il pourrait être utile de réfléchir au moins aux moyens de diversifier votre chaîne d'approvisionnement et d'améliorer vos plans d'urgence alternatifs, car il est peu judicieux de mettre tous vos œufs dans le même panier.
Creditsafe peut vous aider à fournir cette « information intelligente » grâce aux données des sociétés financières (+ 330 millions d'entreprises dans 160 pays) - parce que nous aidons les entreprises à changer leur façon de faire des affaires.
Conseil n°4 - Effectuez-vous des recherches supplémentaires sur la fiabilité de l'entreprise et de ses dirigeants ?
Il faut 20 ans pour se construire une réputation et 5 minutes pour la ruiner. Si vous y pensez, vous ferez les choses différemment
Warren Buffett - Homme d'affaires américain
« Le 15-16 mars 2020 - Le ministre de la Santé De Block et le SPF Santé Publique ont annoncé une fraude possible dans une commande de masques buccaux de 5 million d'euros pour notre pays. »
Nous sommes sûrs que vous vous souviendrez de ce message dans les actualités nationales. Il s'agissait d'une commande qui avait mal tourné avec un fournisseur turc, où une fraude possible a été mise en évidence.
C'est un très bon exemple de la raison pour laquelle nous devons également vérifier la fiabilité de nos relations commerciales pendant les périodes de troubles politiques, économiques et sociaux.
Une vérification de la solvabilité et un contrôle des informations sur l'entreprise constituent déjà une première étape, mais il est également important de savoir, par exemple, qui est l’UBO d'une organisation. Quels sont les mandats qu'il ou elle exerce encore ? S'agit-il d'une personne politiquement exposée ? L'entreprise, le dirigeant et/ou les autres administrateurs apparaissent-ils sur une liste de sanctions ? Votre relation d'affaires est-elle conforme (= 'compliant') à la réglementation et à la législation applicables ?
Une vérification de conformité est un élément important de votre gestion des risques car, en plus de vérifier les informations (financières) de l'entreprise, vous effectuez des recherches supplémentaires sur la fiabilité de vos relations commerciales.
Vous protégez ainsi votre réputation et celle de votre organisation. Si vous faites des affaires avec des personnes et des sociétés frauduleuses, cela nuit à votre propre entreprise et surtout à l'image de votre propre entreprise.
Dans de nombreux cas, cela conduit à la non-livraison de biens et/ou de services, comme résultat que l'on ne voit plus le capital investi. C'est pourquoi le cas ci-dessus est un bon exemple.
Il ne s'agit pas seulement de "connaître ses clients", mais de connaître toutes les relations commerciales avec lesquelles on fait des affaires et avec lesquelles on est sur le point de faire des affaires.
Vous vous assurez ainsi que vous et votre entreprise respectez également les règles et les lois en vigueur contre la fraude, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. En cas d'audit, vous pouvez prouver par la suite que vous avez pris toutes les mesures possibles pour évaluer le risque et protéger votre entreprise.
Conseil n°5 - Dans quelle mesure l'organisation a-t-elle progressé dans l'automatisation de la gestion des risques ?
En période de turbulences, l'empreinte technologique ( digital ) est néanmoins un facteur important pour la continuité des activités de l'organisation. Lorsque les pays sont en état de quarantaine, faire des affaires en ligne est parfois la seule forme de revenu. Lorsque nous ne sommes plus autorisés à être physiquement au bureau, nous devons encore disposer des outils nécessaires pour continuer à travailler à domicile.
Vous pouvez également effectuer vos processus de gestion des risques à distance. De la phase de prospection à la gestion des portefeuilles de clients existants, l'automatisation de vos processus d'affaires aide votre trésorerie. Si vous reliez les données d'information financière (à votre logiciel) via une API, vous rationalisez vos flux de travail et vos décisions d'affaires.
La clé de la croissance et de la stabilité d'une organisation est rendue possible par des décisions automatisées en matière de données.
Ce fait est démontré dans une étude de "Bain Research" sur les raisons pour lesquelles les entreprises performantes sont plus efficaces (voir graphique).
Grâce aux flux de données automatisés, elles prennent des décisions commerciales beaucoup plus souvent et beaucoup plus rapidement que les autres entreprises qui ne travaillent pas basées sur des données.
Les avantages ?
- Objectivité : les données sont un fait objectif et constituent la base d'une décision à prendre.
- Erreur humaine : le nombre d'erreurs humaines est beaucoup moins élevé car vous automatisez (partiellement) vos flux de travail et vos décisions.
- Productivité accrue : l'automatisation des données rationalise vos flux de travail, vous permettant de prendre des décisions multiples et plus rapides de 80 % au lieu d'actions manuelles.
- Un investissement au lieu d'un coût supplémentaire : un exemple des économies que vous pouvez attendre de votre service de "contrôle des crédits" : si l'organisation prend 10 000 décisions de crédit par an et que le temps nécessaire pour prendre une décision est généralement d'une heure, vous économisez 8 000 heures de travail par an grâce à l'automatisation des flux de données.
- Une application de la politique plus cohérente : en automatisant une politique de crédit convenue, vous pouvez, par exemple, assurer la consolidation entre les ventes et les finances. Les ventes (et le marketing) disposent de la " business intelligence " nécessaire pour se concentrer sur des prospects plus stables. En d'autres termes, vous donnez à vos employés l'espace nécessaire pour consacrer plus de temps à leurs activités principales afin d'atteindre les objectifs commerciaux.
Comment démarrer ?
- Faites une analyse des données dont vous avez besoin : quels sont les éléments commerciaux que nous utilisons au quotidien ? Combien de décisions dois-je prendre par semaine/mois/année ? Quelles sont les données que j'utilise pour accepter ou refuser un client ? Sur la base de quels éléments dois-je suivre mes relations commerciales au quotidien ? Etc.
- Vérifiez si vous pouvez intégrer ou stocker les données sous une forme conviviale, avec la bonne technologie. Quel logiciel CRM / ERP / dois-je utiliser ? Est-il compatible ? Peut-il être utilisé et traité à distance ? Est-il facile à utiliser, etc.
Programme de soutien Creditsafe
Comme vous pouvez le constater, la gestion des risques est un aspect important de la continuité des activités de l'organisation. Nous osons même dire : essentielle.
En période de crise, nous devons pouvoir nous appuyer sur la stratégie et les mesures de gestion des risques prises. La vérification de la solvabilité des entreprises, la surveillance continue de vos relations commerciales, la cohérence de votre chaîne d'approvisionnement, les contrôles de conformité et les flux de données automatisés.
Autant d'éléments importants de la gestion des risques pour la continuité des activités de votre organisation.
Les entreprises qui ne sont pas clientes de Creditsafe
Pour stimuler et renforcer la continuité des activités de votre organisation, nous sommes ravis de donner aux entreprises la possibilité d'utiliser gratuitement pendant 90 jours les éléments essentiels de nos solutions de gestion des risques.
Êtes-vous déjà client chez Creditsafe ?
Vous pouvez compter sur notre engagement et le soutien nécessaire.
Vérifiez la solvabilité de chaque nouvelle relation d'affaires. Aujourd'hui, plus que jamais, il est essentiel que vous surveilliez activement votre portefeuille de clients et de fournisseurs et que vous mettiez en place des alertes de surveillance pour vous tenir informé de tout changement. Dans un environnement en constante évolution, réévaluez votre politique de crédit. Nous pouvons également donner à vos collègues un accès à notre plateforme, afin que vous puissiez renforcer la continuité des activités de l'entreprise.
Avez-vous besoin d'une formation personnalisée ? Des questions ou des remarques supplémentaires ? Nos collaborateurs sont à votre entière disposition pour vous aider. Faites-nous le savoir en utilisant le formulaire de contact ci-dessous.