Leveranciersmanagementmodellen: Kraljic en Dupont in de praktijk

Hoe hoger het inkooppercentage, des te groter de afhankelijkheid van leveranciers. Als verantwoordelijke voor leveranciers- en inkoopmanagement zijn er veel factoren waar u rekening mee moet houden. Het inkoopbeleid moet aansluiten bij de doelen van de organisatie en de korte- en langetermijnplanning. Ook moet u kijken naar hoe u leveranciers van verschillende divisies kunt samenvoegen voor meer inkoopvoordeel. Tegelijkertijd moeten u risico’s goed managen: hoe voorkomt u financiële risico’s, reputatierisico’s en volledige afhankelijkheid van een leverancier? Hoe vertaalt u dit in contracten, afspraken en systemen? Hoe monitort u dit en stuurt u bij waar nodig? Al deze factoren moeten ertoe leiden dat u meer waarde voor de eindklant creëert door de kracht van de juiste leveranciers optimaal te benutten.

Met de matrix van Kraljic en het model van Dupont, krijgt u inzicht in de effectiviteit van uw huidige inkoopbeleid. U weet waar uw risico’s en kansen liggen, welke leveranciers u meer moet bewerken en van wie u afscheid moet nemen.

• De matrix van Kraljic is een heel bruikbaar model voor leveranciersmanagement. In deze matrix deelt u uw leveranciers in op basis van het inkooprisico en de impact op het bedrijfsresultaat. Op basis daarvan weten inkoopmanagers beter met welke leveranciers ze strakke afspraken moeten maken, waar ze het risico moeten spreiden en wat voor relatie ze moeten opbouwen.
• Het schema van Dupont illustreert wat het effect is van de inkoopprijs (en het verlagen ervan) op de uiteindelijke winst. Dit helpt enerzijds om te zien hoe effectief het inkoopbeleid is en anderzijds waar de kansen liggen.

Invloed op bedrijfsresultaat: Hoog
Inkooprisico: Hoog
Voorbeeld: Voor een woningcorporatie is dit bijvoorbeeld een aannemer. Deze hebben invloed op het bedrijfsresultaat van woningcorporaties en in een tijd van hoge woningnood zijn deze bovendien schaars.

Aanpak:

• Afspraken: Maak duidelijke afspraken over wanneer producten en diensten worden opgeleverd, wat de gevolgen zijn van het niet-nakomen en hoe u op de hoogte blijft van eventuele vertragingen.
• Risicobeperking: Zorg dat u op de hoogte blijft van de financiële situatie van deze leverancier door regelmatige credit checks. Onderzoek bovendien of er geen sprake is van belangenverstrengeling of een andere risico’s die invloed hebben op het imago. Denk bijvoorbeeld aan bestuurders die politiek betrokken zijn of betrokken zijn bij faillissementen.
• Relatie: Een goede relatie met de leverancier zorgt ervoor dat u een voorrangspositie houdt en op de hoogte blijft van ontwikkelingen.
• Vervanging: Kijk ook zeker of er nieuwe toetreders zijn en onderzoek of u uw afhankelijkheid verder kunt beperken door zelf dit product of deze dienst te gaan ontwikkelen.

Invloed op bedrijfsresultaat: Laag
Inkooprisico: Hoog
Voorbeeld: Dit zijn producten of diensten waar er weinig aanbieders van zijn, maar waarvan het product weinig invloed heeft op de uiteindelijke resultaten en de winst. Denk aan bepaalde softwareprogramma's, schaarse onderdelen van machines of schaarse medewerkers op de arbeidsmarkt.

Aanpak:

• Afspraken: Het aantal aanbieders bij knelpuntproducten is beperkt. Maak daarom heldere afspraken met deze leveranciers over een gegarandeerd inkoopvolume. Daar kan een hoger bedrag tegenover staan, maar vanwege het inkooprisico is dit het geld waard. Ook inzicht krijgen in de voorraden is belangrijk, zodat u tijdig in actie kunt komen.
• Risicobeperking: Houd de financiële positie van deze leveranciers nauwlettend in de gaten, vanwege uw inkoop-afhankelijkheid. Wees ook op de hoogte van mogelijke concurrenten en hun financiële positie. Bij het aangaan van relaties moet ook gekeken worden of er sprake is van belangenverstrengeling of dubieuze zaken rondom de leverancier.
• Relatie: Onderhoud een goede relatie met deze leveranciers en zorg dat u regelmatig aan tafel zit, om vinger aan de pols te houden. Zo worden afspraken over inkoopvolumes en levertijden sneller nageleefd.
• Vervanging: Zorg dat u niet volledig afhankelijk wordt en maak een plan B. Is een bepaald onderdeel van een machine in eigen land steeds moeilijker te vinden? Kijk dan eens over de grens naar mogelijkheden.

Invloed op bedrijfsresultaat: Laag
Inkooprisico: Laag
Voorbeeld: Dit zijn leveranciers die weinig inkooprisico vormen en weinig impact hebben op het bedrijfsresultaat. Denk aan catering of kantoorartikelen.

Aanpak:

• Afspraken: Deze producten zijn makkelijk verkrijgbaar en hebben weinig invloed. Werk daarom zo veel mogelijk met raamcontracten, zodat u het aantal leveranciers beperkt en schaalvoordeel behaalt. Kies ook lokale leveranciers, die leveren een betere prijs. Zorg ook voor een zo efficiënt mogelijk inkoopproces om de prijs te drukken.
• Risicobeperking: Het monitoren van de financiële positie van deze leveranciers is minder belangrijk. Ook hier moet bij het aangaan van de relatie gekeken worden of er sprake is van belangenverstrengeling, bad press of andere dubieuze zaken rondom de leverancier.
• Relatie: Ook het onderhouden van de relatie is minder urgent, dus het aantal gesprekken kunt u beperken.
• Vervanging: Reduceer het aantal leveranciers voor dezelfde producten. Door leveranciers samen te voegen in een contract, worden diensten gebundeld en krijgt u een lagere prijs.

Het oudste model om de inkoopprestatie in kaart te brengen is het bijna 100 jaar oude Dupont-model. Maar hoe oud ook, het is nog steeds een goede manier om de invloed van inkoopbesparingen op de rentabiliteit van een organisatie te meten. Het schema van Dupont (zie hieronder) is een hulpmiddel om het effect van inkoopbesparingen op de winstgevendheid van een organisatie te illustreren.

Door een simpele rekensom kunnen bedrijven, maar ook non-profit organisaties als zorginstellingen en woningcorporaties, zien wat de invloed is van inkoopkosten op de uiteindelijke winstgevendheid.

Winstgevendheid wordt uitgedrukt met het kengetal ‘rentabiliteit totale vermogen’. Het schema laat zien wat de samenhang is tussen onderdelen van de balans en winst- en verliesrekening en aan welke knoppen u moet draaien om de winst te verhogen. Door de kosten, dus ook de inkoopprijzen, te verlagen wordt de winstmarge (en daarmee de rentabiliteit) verbeterd.

Door in het bovenste gedeelte van de formule de inkoopkosten te verlagen, ziet u wat het uiteindelijke effect is op de winst. Niet alleen heeft het verlagen van de inkoopprijs effect op deze factor, ook het stukje ‘overige kosten’ gaat omlaag. Overige kosten bestaan onder meer uit rente, afschrijvingen en personeelskosten. Doordat u met betere inkoop minder hoeft te lenen, gaan de rentekosten voor leningen ook omlaag. Een voorbeeld van deze berekening leest u hier.

Hoewel het Dupont-schema mooi in kaart brengt wat de invloed van inkoop is op de winst, is de voorwaarde wel dat de boekhoudcijfers betrouwbaar zijn. Garbage in is garbage out.