Wat is een UBO check?

In het UBO-register moeten bedrijven de natuurlijke personen registreren die uiteindelijk belanghebbend zijn binnen een onderneming (UBO). Wat is een UBO check? En hoe werkt het UBO-register? Op deze vragen geven wij antwoord in dit blog.

UBO is de afkorting voor Ultimate Beneficial Owner. Letterlijk betekent dit de uiteindelijke belanghebbende van uw zakenrelatie. De persoon binnen een bedrijf die aan de touwtjes trekt. Bedrijven die moeten voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (Wwft) zijn verplicht om de identiteit van de UBO vast te stellen.

Wilt u weten of de Wwft op uw bedrijf van toepassing is? Op de website van de Rijksoverheid kunt u terrecht voor een overzicht van bedrijven waarop de Wwft van toepassing is. Het niet houden aan Wwft-voorschriften kan gevolgen hebben. 

Er zijn twee criteria aan de hand waarvan u een persoon kunt kwalificeren als UBO. 

Criteria 1: Het uiteindelijke eigendom van de onderneming
De persoon heeft een aandeel van minimaal 25% in het kapitaal en/of vermogen binnen de onderneming.

Criteria 2: Het uiteindelijke zeggenschap in de onderneming van de klant
De persoon kan minstens 25% van het stemrecht binnen een algemene vergadering uitvoeren.

Er zijn uitzonderingen waarbij natuurlijke personen met een kleiner belang als UBO kunnen worden aangemerkt:

• Wanneer een persoon op een andere wijze uiteindelijk zeggenschap over het bedrijf heeft.

• Bij een trust zijn in ieder geval ook de oprichter, begunstigde(n) van de trust, de protector en de trustees UBO.

Wanneer u weet wie de belanghebbende van de onderneming is kunt u deze persoon identificeren. Wanneer een bedrijf een laag risico vormt dan volstaat het om de identiteit van de UBO te verifiëren en te vragen of zij een UBO-verklaring willen ondertekenen. 

Wanneer een bedrijf een hoger risico vormt dan dient u zelf ook onderzoek te doen naar deze persoon. Door bijvoorbeeld te controleren of deze persoon een Politically Exposed Person (PEP) is, op sanctielijsten voorkomt of dat er (negatieve) mediaberichten zijn.

Wanneer u inzicht heeft in de identiteit van de klant kunt u op basis van objectieve factoren een risico-inschatting maken van uw klant (laag, midden, hoog). 

Belangrijk hierbij is dat u de aard van de activiteiten van uw klant kent, maar ook bijvoorbeeld de branche waarin uw klant zich bevindt. 

Zo is er bijvoorbeeld een verhoogd risico wanneer uw klant in een branche opereert waar veel contant geld in omloop is.

Vanaf 10 januari 2020 is het op grond van nieuwe Europese regelgeving voor elke EU-lidstaat verplicht een UBO-register in te stellen. Doel hiervan is:

• Transparantie bieden in wie aan de touwtjes trekt bij organisaties opgericht per land.

• Voorkomen dat een persoon belasting ontduikt, geld witwast of criminele activiteiten financiert.

• Voorkomen dat organisaties de dupe worden van oplichting, doordat een persoon zich verhult achter juridische entiteiten.

In Nederland is Kamer van Koophandel de partij waar het UBO-register haar deuren opent. In principe kan iedereen (tegen betaling) de belanghebbende van bedrijven opzoeken in dit register. 

Het UBO-register gaat het met name makkelijker maken voor bedrijven die een Know Your Customer / Customer Due Diligence Check moeten doen en dus de UBO moeten achterhalen om aan de vereisten van de Wwft te voldoen.