Minnelijke incasso

Slaagt u er niet in om uw klant zijn openstaande, vervallen facturen te laten betalen? Heeft u de tijd, het personeel of de expertise niet om de klant voortdurend aan te manen? Doe dan een beroep op een neutrale derde partij. Een debiteurenbeheerder of een incassobureau probeert dan op een minnelijke manier uw openstaande facturen te incasseren. U geeft de inning van de factuur volledig uit handen. De incasseerder krijgt de volmacht om in uw naam de nodige stappen te zetten.

Eigenlijk heeft een incassobureau bij de invordering van de schuld dezelfde mogelijkheden als u. Maar omdat een incassobureau de expertise en de tijd heeft om dossiers kort op te volgen, maakt het meer kans om het verschuldigde bedrag te innen.

Er is een verschil met een juridische of gerechtelijke incasso uitgevoerd door een deurwaarder. De deurwaarder handelt op basis van een rechtelijk bevel of een uitvoerbare titel. Hij heeft meer middelen en kan bijvoorbeeld beslag leggen op bezittingen van de schuldenaar. Houd er wel rekening mee dat de procedure duurder zal zijn, langer zal lopen en de relatie met uw klant volledig zal opblazen.

Timining is cruciaal. Hoe langer een factuur blijft openstaan, hoe meer inspanningen het kost en hoe moeilijker het wordt om uw geld nog te innen. Echter, hoeft u niet meteen na de vervaldag een incassokantoor in te schakelen. Volg daarom dit stappenplan:

1. Tenzij u andere afspraken gemaakt hebt met uw klant, vervalt zijn factuur na één maand.
2. Ontvangt u in die periode geen betaling, dan herinnert u onmiddellijk de klant aan zijn verplichting om te betalen.
3. Geeft de klant geen gevolg aan uw schriftelijke en telefonische aanmaningen of komt hij zijn afspraken niet na, dan stuurt u tot slot een aanmaning per aangetekende brief. Het is een laatste kans voor uw debiteur om zijn goede wil te tonen.
4. Reageert de klant nog altijd niet, dan is de kans klein dat u zelf nog resultaat zult boeken. Uw zachte aanpak heeft geen zin meer. Het effect en uw geloofwaardigheid staan op het spel als u zelf opnieuw een poging onderneemt.
5. Doe beroep op een extern incassobureau. Uw klant weet dan dat u niet met zich laat sollen.

• De vordering moet onbetwist zijn. Dit wil zeggen dat de klant geen voorbehoud gemaakt mag hebben wegens bijvoorbeeld laattijdige of onvolledige levering, of niet-conforme goederen.
• Staat vast dat de debiteur failliet is, dan heeft een minnelijke incasso geen enkele zin.
• Maak voor uzelf een onderscheid tussen een bedrijf dat niet wil en een bedrijf dat niet kan betalen.
  • Bij een bedrijf dat niet kan betalen, is de kans klein dat u op korte termijn resultaten zult boeken. Dreigen met gerechtelijke stappen heeft weinig zin, want de debiteur zit wellicht gewrongen tussen verschillende schuldeisers. Minnelijke incasso zal zich dan vooral richten op de afsluiting van een afbetalingsplan. Het incassobureau volgt dit afbetalingsplan nauwlettend op.
  • In de meeste gevallen gaat het echter om niet willen betalen. Het bedrijf heeft wel geld, maar onvoldoende om alle schuldeisers terug te betalen. De belangrijkste leveranciers krijgen dan voorrang. De firma wijzen op het feit dat de wanbetaling gevolgen heeft voor de kredietwaardigheid van het bedrijf in de GraydonCreditsafe-databank (en alle gevolgen die daarmee gepaard gaan), zal vaak effect hebben. Door aan te dringen en kort op de bal te spelen, blijft uw factuur in ieder geval niet onderaan de stapel liggen.
• Ook voor kleine dossiers loont minnelijk incasso de moeite. De kosten voor een gerechtelijke incasso lopen al snel op.
• Aarzel niet om bij grote vorderingen sneller over te stappen op een minnelijke incasso, vooral wanneer de cashflow van uw eigen onderneming in gevaar komt.
• Bij vorderingen waarbij u de handelsrelatie met uw klant wilt bewaren, werkt minnelijk incasso als een buffer. Door de klantvriendelijke aanpak blijft uw relatie intact.

• Een incassobureau heeft expertise in huis:
  • Ze gebruiken krachtige aanmaningsbrieven die aansporen tot betalen.
  • De medewerkers zijn getraind in deze vaak moeilijke incassogesprekken. Ze weten hoe ze met uitvluchten om moeten gaan en hanteren het juiste evenwicht tussen aanmoediging en dreigement.
• Gespecialiseerde software zorgt voor geautomatiseerde procedures. Zo glipt geen enkel dossier door de mazen van het net en kan alles kort opgevolgd worden via schriftelijke en telefonische aanmaningen. Het zorgt voor maximale efficiëntie.
• U voorkomt dat uw lijst met openstaande facturen oploopt en u vermijdt een dreigend tekort aan werkkapitaal.
• Door de klantvriendelijke aanpak blijft de handelsrelatie met uw klant intact.
• Blijft de betaling toch uit, dan kan het incassobureau u adviseren over een juridisch traject. Bij juridische incasso is de advocaat meteen op de hoogte van het volledige dossier. Op basis van alle bewijsstukken zal de rechter uw vordering gegrond verklaren.

De minnelijke incasso bij B2B-vorderingen houdt een financiële kost in voor de schuldeiser:

• De meeste incassobureaus werken op basis van een commissie op het geïnde bedrag. Zij hanteren vaak een "no cure, no pay"-regel. Leidt de minnelijke incasso tot niets, dan moet u ook niets betalen.
• Incassobureaus zullen het openstaand bedrag steeds verhogen met kosten en intresten. Dat zijn niet hun kosten, maar de boeteclausule zoals ze is opgenomen in uw algemene voorwaarden. Het laat u wel toe om de commissie die u aan het incassobureau betaalt (gedeeltelijk) te recupereren.

Beslist u een incassobureau in te schakelen, bezorg het dan in ieder geval de volgende gegevens:

• Het nummer en de datum van de factuur, het verschuldigde bedrag en de vervaldatum.
• De kosten en intresten volgens uw algemene voorwaarden.
• De communicatie die er geweest is met de debiteur.

Nadien zal het incassobureau de betaling opvolgen via herhaalde aanmaningen per brief, e-mail en telefoon. 

U kent ze wel: de eeuwige trage betalers die er alles aan doen om het betalen uit te stellen. Smoezen ten overvloede, maar hoe reageert u hier nu goed op? Wat nu als u in staat was altijd het juiste antwoord te geven, zodat uw factuur wel betaald wordt? Effectief telefonisch incasseren zorgt ervoor dat uw vorderingen sneller op uw rekening staan. Wees goed voorbereid op het gesprek: lees de meest gehoorde smoezen en hoe u hier het beste mee om kunt gaan.