Quelques pistes pour aborder les mauvais payeurs et paiements tardifs de manière plus sereine
Nous sommes tous un jour confrontés à ce genre de situation difficile : il faut contacter un client en retard de paiement.
Et avant même d'avoir composé le numéro, nous nous imaginons déjà bon nombre de scénarios ... Nous nous demandons si notre interlocuteur a les moyens de nous payer, quelle excuse celui-ci va bien pouvoir nous donner, ou encore comment il/elle va réagir.
Bien souvent, les notions de gestion des débiteurs et de recouvrement sont perçues de manière négative, car elles s'accompagnent de demandes de rappel de paiement, qui sont parfois mal reçues par les clients.
Et s'il existait un moyen de faire en sorte qu'il ne s'agisse plus d'une corvée ? Découvrez ci-dessous nos 5 astuces pour aborder paiements tardifs et mauvais payeurs de manière plus sereine.
1. Remettez-vous d'abord en question
Avant de prendre contact avec votre client, vérifiez que vous avez bien envoyé la facture via le moyen de communication prédéfini. Contrôlez-en les conditions de paiement, au cas où vos commerciaux auraient négocié des délais plus larges, ainsi que les coordonnées utilisées pour la facturation.
Un fournisseur d'information commerciale peut vous aider à éviter les erreurs en vous donnant accès à des données d'entreprises correctes.
C'est seulement après avoir vérifié tous les paramètres précités que vous devriez contacter votre client.
2. Mettez-y les formes
Cela va de soi ...
Que vous contactiez votre client par e-mail ou par téléphone, pensez à faire passer le message de façon diplomatique.
Évitez les tournures trop formelles, qui standardisent la prise de contact et donnent l'impression à votre interlocuteur de n'être qu'un nom de plus sur une liste.
Faites-lui savoir que la facture n'a pas encore été réglée, et demandez-lui ce qu'il en est. La plupart du temps, il s'agit d'un simple oubli, et le client n'est en aucun cas malintentionné.
En général, le paiement suivra après ce premier rappel amical.
D'ailleurs, après avoir demandé à quel moment vous pouviez vous attendre à recevoir le paiement, n'hésitez pas à poser des questions sur l'entreprise et les affaires en général. Un signe d'intérêt que le client appréciera sans aucun doute.
3. Automatisez les rappels et n'oubliez pas de les envoyer
Facilitez-vous la vie, et celle de vos clients.
Envoyez alors immédiatement un rappel, accompagné d'une copie de celle-ci. Cela arrive à tout le monde d'oublier de payer une facture, peut-être même parce qu'on l'a égarée...
Raison pour laquelle le premier rappel devrait être personnel et pas trop sévère. Celui-ci peut par exemple prendre la forme d'un petit e-mail tel que : « Zut, vous avez égaré notre facture ? »
Il y a en effet plus de chance que ce type de communications soit lue (et traitée), que lors d'un rappel standard. Tel que mentionné précédemment, pensez à inclure une copie digitale de la facture pour devancer les éventuels problèmes.
Il s'agit d'un mauvais payeur bien connu ?
Dans ce cas, les rappels suivants devront être envoyés rapidement. En optant pour un outil de gestion du risque efficace (tel que le 3D Ledger de Creditsafe), vous pourrez réagir bien plus rapidement en cas de défaut de paiement probable, ou de liquidation imminente pour cause de faillite.
Par ailleurs, nous pouvons soutenir votre société en vous aidant à automatiser vos processus.
4. N'esquivez pas le traditionnel coup de fil
Nombreux sont ceux qui n'aiment pas être au téléphone, et pourtant, c'est un moyen de communication indispensable.
En appelant votre débiteur, vous ferez passer le message de manière bien plus personnelle, aurez plus rapidement une réponse et comprendrez où se situe le problème. En outre, vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour trouver une solution.
Pour en revenir au coup de fil en tant que tel, gardez le point 2 en tête durant la conversation !
Enfin, après chaque appel téléphonique, pensez à envoyer un petit mail de suivi pour résumer ce qui s'est dit, avec une copie de la facture.
5. Introduisez la notion de gestion des débiteurs dès la phase de prospection
Mieux vaut prévenir que guérir !
Ainsi, la gestion de vos débiteurs commence dès la phase de prospection. En introduisant les contrôles de solvabilité auprès de chaque nouveau client, vous parviendrez à savoir s'ils disposent des fonds suffisants, et si l'entreprise est solvable.
Avant de se lancer avec l'une ou l'autre société, il est toujours préférable de savoir à qui l'on a affaire.
Le rapport de solvabilité ou de crédit est un outil très pratique pour évaluer la santé financière ou la capacité de remboursement de votre client, fournisseur ou partenaire. Ce type de rapport vous donne une indication sur le profil de risque de votre (futur) client, de sorte à savoir s'il pourra payer ses factures à temps. L'analyse réalisée pour vous vous permet également de définir les délais de paiement appropriés à la remise du devis.
De cette façon, le client saura à quoi s'attendre, et il appréciera très certainement votre façon de communiquer dès le début de façon transparente.
Saviez-vous d'ailleurs que Creditsafe prédisait 81% des faillites 12 mois avant qu'elles ne se produisent en Belgique, et 70% en cas de sociétés internationales ?
En fin de compte, un client ne l'est réellement qu'une fois qu'il s'est acquitté de sa facture. Sans paiement de sa part, c'est votre trésorerie qui accuse le coup.
Pour maintenir votre équilibre et pouvoir continuer à développer vos activités, adoptez dès lors une attitude proactive vis-à-vis des mauvais payeurs, et traitez les paiements tardifs sans attendre!