API – Connecteer met een wereld aan data

Een API maakt communicatie en de uitwisseling van informatie mogelijk tussen verschillende (software) systemen. Het is de ‘connector’ tussen punt A en punt B, zodat beide punten naadloos met elkaar kunnen interacteren (zelfs als er meerdere punten zijn).

Het is altijd eenvoudiger om dit toe te lichten met een praktisch voorbeeld. Kent u ‘Trivago’?
Het is de tool om verschillende hotels te vergelijken, opdat u de beste prijs kan verkrijgen die online aanwezig is. Maar hoe gaat dit in zijn werk? Trivago maakt gebruikt van een API op de achtergrond, die ervoor zorgt dat u verschillende resultaten te zien krijgt.

U, als punt A, wenst te weten wat de voordeligste prijs is voor een specifiek hotel (of regio). U stelt deze vraag aan Trivago. De API van Trivago gaat op zijn beurt uw vraag verwerken door de verschillende hotels en hun voorwaarden te raadplegen (= punt B, C, D, etc.). De API krijgt verschillende resultaten van deze hotels, die deze resultaten terug aflevert aan u.

Een ander goed voorbeeld is iets wat wij dagelijks gebruiken: ‘Google’. We gebruiken Google om iets te zoeken. Dus via onze zoekwoorden stellen we eigenlijk een vraag aan Google. Google gaat op basis van uw vraag u verschillende resultaten verlenen. De achterliggende connecter of API van Google zorgt ervoor dat deze connectie tot stand komt.

Een API verbindt bedrijfsprocessen, workflow’s, data, enzovoort binnen het bedrijf. Zo maken de meeste ondernemingen gebruik van bepaalde CRM-, ERP- en boekhoudsystemen om een betere stroomlijning te hebben binnen de organisatie.

Een administratief medewerker moet kunnen schakelen tussen verschillende tools om zijn/haar werk te kunnen uitvoeren. Een verkoper heeft correcte bedrijfsgegevens nodig om een verkoop te kunnen voorbereiden en realiseren. Een accountant moet een duidelijk zicht hebben op openstaande posten. Een credit manager moet o.a. de kredietwaardigheid kunnen inschatten van nieuwe klanten m.b.v. financiële data enzovoort.

Een API kan en dient ervoor te zorgen dat er een connectie is tussen de verschillende departementen zodat bedrijfsprocessen, workflow’s en data verbonden worden binnen de organisatie.

Het gebruik van een API kan er trouwens voor zorgen dat de commerciële activiteiten ook een boost krijgen. Denk maar aan een vliegmaatschappij die vliegtickets verkoopt. Als de maatschappij hun tickets ook kan verkopen via andere externe kanalen d.m.v. een API connectie, vergroten zij hun bereik en kan het potentiële klantenaantal groeien.

Verouderde en foutieve gegevens zorgen voor vertragingen in de bedrijfsprocessen tot 40% op jaarbasis. 8 op de 10 klantenbestanden staan jammer genoeg vol foutieve, dubbele en verouderde gegevens.

Een database die correct en up-to-date is, is van onschatbare waarde voor de efficiëntie van de organisatie. Helaas toont de werkelijkheid meestal een ander beeld.

Een bedrijfsnaam wordt niet correct genoteerd in de bedrijfsfiche, een incorrect telefoonnummer wordt ingeladen, een klantenfiche wordt dubbel aangemaakt, inactieve bedrijven blijven in uw database zitten, contactpersonen worden gewijzigd, onvolledige of verouderde bedrijfsgegevens worden niet aangepast enzovoort.

Het zijn allemaal manuele en menselijke fouten die men jammer genoeg niet kan vermijden.

De fout hoeft zelfs niet altijd bij de organisatie zelf te liggen. Als een nieuwe klant met behulp van een webshop foutieve gegevens invult in het formulier, dan worden deze ook zo ingeladen in uw systemen. Zo kan er bijvoorbeeld achteraf niet juist worden gefactureerd, aangezien de bedrijfsgegevens incorrect zijn.

Met behulp van een API tussen uw database en (externe) bedrijfsdatabases kan u dit heel eenvoudig opvangen. De ‘gebruiker’ dient dan gewoon enkel de juiste fiche aan te tikken. Hierdoor wordt de data automatisch ingeladen m.b.v. de connector die uw vraag naar de juiste fiche heeft vertaald.

Vanaf de prospectiefase tot en met het beheer van de bestaande klantenportfolio’s, uw bedrijfsprocessen automatiseren helpt uw bedrijfsfinanciën.  Als u via een API financiële bedrijfsdata connecteert met uw software, stroomlijnt u uw bedrijfsbeslissingen.

Wanneer een verkoper dient te prospecteren, kan hij met behulp van de juiste bedrijfsinformatie veel sneller schakelen. Stel dat u dan nog eens financiële elementen (automatisch) deelt met de verkoop, kan de verkoper zich focussen op kredietwaardige bedrijven en kan hij of zij zelfs gebruik maken van bepaalde ‘data intelligence’-punten om eenvoudiger te kunnen verkopen. Hierdoor neemt de probabiliteit tot een verkoop toe en wordt de kans op wanbetalingen geminimaliseerd.

De boekhouding kan met behulp van de juiste en officiële bedrijfsinformatie de facturen sneller, correct en geautomatiseerd uitsturen. Als men bijvoorbeeld de kredietscore en –limiet integreert in elke bedrijfsfiche kan men zelfs de betalingsvoorwaarden ook perfect afstemmen per klant of categorie.

Met behulp van financiële data elementen kan het credit of risk management zelfs het risico koppelen aan de openstaande bedragen en klanten, betalingstrends voorspellen, compliance doelstellingen realiseren en risico inschattingen vertalen naar nieuwe strategieën. Hierdoor kunnen zelfs de financiële collega’s hun collectionsstrategie heel eenvoudig afstemmen en stroomlijnen, waardoor de openstaande posten geminimaliseerd worden en de eigen cashflow gezond blijft.

Kortom, een goede en automatische financiële data instroom betekent een goede balans en meer liquide middelen, waardoor u de kredietwaardigheid of solvabiliteit van de eigen onderneming ondersteunt en stimuleert.