Juli en augustus, topmaanden om op groot verlof te vertrekken.
U zal het ook al wel gemerkt hebben: het is een pak rustiger op de baan, de collega’s tellen de dagen af naar hun vakantie en bij de meeste bedrijven is de bedrijvigheid afgenomen.
Als u binnenkort op verlof vertrekt met (of zonder) het gezin, zijn er een aantal zaken die u zeker niet mag vergeten.
Kent u het spelletje: “ik ga op reis en ik neem mee”? Wel, “alvorens ik vertrek, zorg ik voor...”
Tip 1 - Out-Of-Office
Het zou wel eens kunnen vergeten worden, maar het is wel degelijk belangrijk om een out-of-office bericht in te stellen. Op deze manier weten uw contactpersonen dat u niet aanwezig bent en kunnen zij zich aanpassen.
Communiceer transparant en volledig in uw automatische berichtgeving.
Bijvoorbeeld: “ik ben met jaarlijks verlof en zal pas terug zijn op 22 juli. U kan voor dringende zaken mijn collega’s van de boekhouding contacteren. U kan ze bereiken op 02/481.88.60. Bij niet dringende gevallen neem ik graag contact met u op na mijn verlof.”
Dergelijke berichtgeving kan bijvoorbeeld voor uw leveranciers belangrijk zijn, aangezien zij misschien nog wachten op een betaling.
Tip 2 - Geplande betalingen
Liefst keren we allemaal stressvrij terug op ons werk.
Het zou dus een zonde zijn, mocht er een stapel aanmaningen op uw bureau liggen.
Plan daarom uw toekomstige betalingen in vooraleer u vertrekt. Iemand die tijdig betaalt, zit altijd in de bovenste schuif van zijn leverancier.
Betalingservaringen zijn een belangrijke indicator in het betaalgedrag van bedrijven. Een element dat opgenomen wordt in de kredietrapporten en een belangrijk criteria vormt naar de solvabiliteit van ondernemingen.
Tip 3 - TEAM – Together Everyone Achieves More.
Vergeet niet uw team of collega’s te briefen. Aangezien u op vakantie vertrekt, staan zij in voor de opvolging van betalingen, klanten, etc.
Nogmaals, communicatie is zeer belangrijk.
Zo dienen zij op de hoogte te zijn van de gepaste klantenacceptatie.
Als u reeds gebruik maakt van handelsinformatie, dienen zij ook de nodige toegang te hebben om de kredietwaardigheid te controleren van de nieuwe zakenrelaties.
Ook dient er een opvolging te gebeuren van de openstaande facturen of debiteurenbeheer.
Dit is een enerzijds een belangrijk gegeven om de eigen cashflow gezond te houden en anderzijds om het gestelde vertrouwen tussen klant en leverancier staande te houden.
Een klant die weken niets gehoord heeft, kan wel al eens vergeten wat hij of zij juist heeft aangekocht.
Een monitoringsysteem dat automatisch emails uitstuurt naar uw collega’s wanneer er iets gebeurt bij uw zakenrelaties is ook een toegevoegde waarde. Zo kunnen zij gepast reageren als er iets gebeurt wanneer u niet beschikbaar bent.
Tip 4 - Bedrijfsproces- en workflowautomatisering helpt uw financiën
Automatiseer uw bedrijfsbeslissingen en –workflows.
Op die manier is alles gestructureerd en verhoogt u de efficiëntie.
8 op 10 bedrijven gebruiken al een bepaald ERP/CRM- of boekhoudsysteem. De overgrote meerderheid integreert echter (nog) geen data om bepaalde bedrijfsbeslissingsprocessen te automatiseren.
Met behulp van financiële bedrijfsdata kunt u bijvoorbeeld eenvoudig een klantacceptatie instellen, uw bestaande klanten automatisch monitoren, ervoor zorgen dat facturen met de juiste bedrijfsgegevens worden verzonden en menselijke fouten tot een minimum beperken.
Misschien het overwegen waard als u terug bent?
Nog 1 belangrijk punt
Tot slot, en wellicht het belangrijkste punt: geniet met volle teugen van uw welverdiend verlof.
Als bedrijfsleider of departementshoofd heeft u al genoeg aan het hoofd, daarom is het cruciaal dat u even de knop omdraait.
“Sit back, relax and enjoy your time off”
