Een leuker debiteurenbeheer: 5 praktische tips

U kent het wel, u dient een klant op te bellen omdat de factuur nog niet betaald en laattijdig is.

Er gaan verschillende scenario’s om in uw hoofd zoals: “Hebben ze wel voldoende liquide middelen?” en “Welk excuus ga ik nu te horen krijgen?” of “Hoe gaan ze reageren als ik dit mededeel? Boos? Geërgerd?”.

Als u denkt aan debiteurenbeheer en incasso, gaat het onmiddellijk gepaard met iets negatiefs. Dit omdat u de mensen dient te herinneren aan betalen - En laat ons eerlijk zijn - Betalen is het laatste op onze ‘want-to-do’-lijstje .

Daarom volgende 5 tips om uw debiteurenbeheer luchtig, fun en professioneel te houden.

Vooraleer u de klant gaat contacteren, controleer eerst of u de factuur wel degelijk hebt opgestuurd via het gewenste kanaal, onderzoek of er geen “speciale” betalingsvoorwaarden zijn.

G trouwens na of u de juiste facturatiegegevens hebt gebruikt. Hier kan een leverancier van handelsinformatie u zeker helpen omdat we over de correcte bedrijfsgegevens beschikken.

Als u deze eerste stap heeft overlopen, pas dan dient u de klant te gaan benaderen. 

Simpel, en toch dé norm!

Of het nu telefonisch of per e-mail is, de contacopname met uw debiteur dient vriendelijk te gebeuren. Wees ook niet té formeel, want dat maakt het hele gebeuren saai, eentonig en verliest u de aandacht van de klant.

Geef gewoon aan dat udenkt dat de factuur nog niet betaald is en u zich afvraagt hoe dit komt.
In de meeste gevallen is de klant zich van geen kwaad bewust.

Nadat u hem of haar hebt gecontacteerd op een vriendelijke (menselijke) manier, volgt de betaling meestal. 

Bij vriendelijkheid hoort trouwens interesse. Nadat u gevraagd hebt wanneer de betaling volgt, vraag tevens hoe het gaat met hun bedrijf bijvoorbeeld.
Dit wekt goodwill op.

Is de factuur verlopen?

Maak het uzelf eenvoudig en dat van uw klanten.

Stuur dan onmiddellijk een herinnering, samen met een kopie van de factuur. We zijn allemaal wel eens een factuur vergeten te betalen. Misschien omdat we zelfs de factuur zijn verloren tussen onze stapel papierwerk. Daarom is een afwachtende houding eigenlijk een zonde.

Tevens, maak de verstuurde herinnering persoonlijk en luchtig. Dit kan een leuk e-mailtje zijn zoals bijvoorbeeld: “Ai, ligt onze factuur ergens tussen uw paperassen?”.

De kans dat dergelijke communicaties gelezen worden (en verwerkt worden), is veel groter dan de standaardherinnering. Zoals reeds vermeld, bij elke herinnering stuurt u ook een digitale kopie van de factuur mee. Dan heeft u achteraf ook geen problemen met het feit dat de klant de factuur niet kan terugvinden.

Is het toch een erkende wanbetaler?
Wacht dan niet te lang met herinneringen sturen. 

Een efficiënte risicomanagement oplossing, (zoals de 3D Ledger van Creditsafe) zorgt ervoor dat u veel sneller gaat kunnen schakelen in geval van dreigende wanbetalingen en afschrijvingen wegens nakende faillissementen.

Ook met de automatisering van uw workflow en bedrijfsprocessen kunnen wij u ondersteunen.

Veel mensen hebben schrik van de telefoon te gebruiken en toch is het cruciaal.

Een herinnering is mààr een herinnering. Dat geldt ook voor een mailtje. Maar door ook even in te bellen, maakt u het gesprek al veel persoonlijker, bent u al korter op de bal, weet u hoe de vork in de steel zit en kan u zelfs gericht (met acties) naar de oplossing toekomen.

Bij elk telefoongesprek hou tip 1 in het achterhoofd en wees volledig!

Tot slot, na elk gesprek dient u eigenlijk een kleine opvolgings e-mail van het gesprek te sturen samen met, inderdaad, een kopie van de factuur.

Voorkomen is altijd beter dan genezen én wat velen niet beseffen, is dat uw debiteurenbeheer reeds begint tijdens de prospectiefase. 

Met behulp van een 'Credit Check' bij elke nieuwe klant, gaat u na of er voldoende liquide middelen aanwezig zijn en of het bedrijf kredietwaardig is. Alvorens dus zaken te doen met een bedrijf, controleert u best altijd met wie u zaken doet.

Een handelsinformatierapport of kredietrapport is een handig hulpmiddel om de kredietwaardigheid en de betalingscapaciteit te beoordelen. Een dergelijk rapport geeft u een risico-indicatie of deze (toekomstige) klant tijdig zal kunnen betalen (of in sommige gevallen zelfs niet). Met behulp van deze analyse kan u ook de betalingstermijn en -voorwaarden communiceren bij de offerte-onderhandeling van de klant.

Zo is de klant ook op de hoogte van wat hij moet doen als hij klant wenst te worden. De klant zal dit trouwens appreciëren omdat u in een vroeg stadium transparant hebt gecommuniceerd.

Wist u trouwens dat Creditsafe 81% van de faillissementen voorspelt, 12 maanden voordat het bedrijf insolvent wordt in België en 70% als het om internationale ondernemingen gaat?

Uiteindelijk is een klant pas écht klant als hij betaald heeft. Tegenover uw levering van uw diensten, staat een betaling. Dat is de normale gang en balans van zaken. Als de klant niet betaalt, dan is de balans weg.

Nochtans zij wij steeds op zoek naar een evenwicht, toch?
Het is uw geld, waar u recht op hebt. Dus waarom zou u dan een afwachtende houding aannemen om uw betaling laattijdig te krijgen?