Policy in materia di Whistleblowing

Policy in materia di Whistleblowing

1.      Scopo

Il rispetto delle norme di legge e delle regole interne è essenziale per Creditsafe, esso infatti garantisce il corretto svolgimento dell’attività lavorativa e dei rapporti sociali all’interno dell’Azienda, guidando verso la crescita aziendale.

È quindi importante venire a conoscenza di potenziali comportamenti scorretti di dipendenti e fornitori e porvi fine. A tal fine Creditsafe si è dotata un Sistema di Segnalazione degli Illeciti (c.d. “Whistleblowing System”) indipendente, imparziale e riservato.

Questo  Sistema di Segnalazione degli illeciti garantisce la massima protezione possibile di chi effettua la segnalazione, nonché delle persone implicate e dei dipendenti che contribuiscono all’indagine sulle condotte illecite segnalate.

2.      Ambito di applicazione soggettivo

Questa Policy si applica a tutti i dipendenti, compresi i dirigenti e le figure apicali dell’azienda, nonché a tutti i consulenti esterni, stagisti, lavoratori occasionali ed agli stakeholders di Creditsafe, ovunque si trovino.

In particolare, secondo il disposto normativo, i soggetti che possono effettuare una segnalazione sono:

• Dipendenti delle pubbliche amministrazioni di cui all’art. 1, co. 2, e art. 3 d.lgs. n. 165/2001, rispettivamente con rapporto di lavoro di diritto privato o con rapporto di lavoro assoggettato a regime pubblicistico
• Dipendenti delle Autorità amministrative indipendenti
• Dipendenti degli enti pubblici economici
• Dipendenti di società in controllo pubblico ex art. 2, co. 1, lett. m) del d.lgs. n. 175/2016 anche se quotate
• Dipendenti delle società in house anche se quotate
• Dipendenti di altri enti di diritto privato in controllo pubblico (associazioni, fondazioni ed enti di diritto privato comunque denominati) ex art. 2-bis, co. 2, lett. c) del d.lgs. n. 33/2013
• Dipendenti degli organismi di diritto pubblico
• Dipendenti dei concessionari di pubblico servizio
• Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico
• Lavoratori o collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi
• Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico
• Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso soggetti del settore pubblico
• Azionisti (persone fisiche)

3.      Obiettivi

Gli obiettivi di questa policy sono:

(a) incoraggiare i dipendenti a segnalare il prima possibile eventuali illeciti di cui vengano a conoscenza, con la consapevolezza che le loro segnalazioni saranno prese sul serio, indagate in modo appropriato e che la loro riservatezza sarà rispettata;

(b) fornire ai dipendenti indicazioni sulle modalità con cui effettuare una segnalazione;

(c) garantire ai dipendenti la possibilità di effettuare segnalazioni senza temere ritorsioni, anche se le segnalazioni stesse si dovessero poi rivelare sbagliate.

4.      Che cos’è il Whistleblowing

Al fine di perseguire gli obiettivi sopra espressi ed in ottemperanza al D. Lgs 24/2023 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e delle disposizioni normative nazionali, Creditsafe si è dotata di un Sistema di Segnalazione (whistleblowing system) ossia di uno strumento tramite il quale i soggetti di cui al paragrafo 2 possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti (o ragionevoli sospetti di illeciti) riscontrati durante la propria attività lavorativa.

Costituiscono quindi segnalazioni whistleblowing quelle compiute da uno dei soggetti indicati al punto 2 che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato nel contesto aziendale.

Il contenuto della segnalazione deve sempre rispondere alla salvaguardia dell’interesse pubblico e dell’integrità dell’azienda e, proprio per tale motivo, l’ordinamento conferisce al segnalante una serie di tutele.

5.      Chi può effettuare una segnalazione

Possono effettuare le segnalazioni attraverso i canali indicati nella presente pagina tutti i soggetti indicati nel punto 2.

6.      Riservatezza

Il sistema di whistleblowing adottato da Creditsafe offre al segnalante la possibilità di effettuare segnalazioni in forma del tutto anonima, mantenendo celata la propria identità.

Benché il segnalante sia del tutto libero di scegliere tale modalità, occorre notare che tale soluzione presenta dei limiti, dal momento che l’anonimato può rendere più difficile effettuare un’indagine adeguata, rendendo difficile porre ulteriori domande e/o richieste di informazioni al segnalante.

In ogni caso, l’azienda ha predisposto un sistema che tutela da eventuali ritorsioni coloro che effettuano segnalazioni rendendo noto il proprio nominativo (cfr. paragrafi 14 e 15 della presente policy).

7.      Cosa si può segnalare

Sono oggetto di segnalazione le condotte e i fatti illeciti, commessi nel contesto lavorativo di Creditsafe a danno dell’interesse pubblico o del soggetto privato di cui i soggetti elencati al punto 2 della presente policy siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.

In particolare, il d.lgs. n. 24/2023 stabilisce che sono oggetto di segnalazione, divulgazione pubblica o denuncia le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di normative nazionali e dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’ente con cui il segnalante intrattiene uno dei rapporti giuridici qualificati considerati dal legislatore (cfr. paragrafo 2.1.2 del d.lgs. n. 24/2023). Le informazioni sulle violazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti.

Per condotte illecite si intendono:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
• altri atti, omissioni o comportamenti indicati nel d.lgs. n. 24/2023 art 2.

Non rientrano quindi nelle segnalazioni:

• meri sospetti o voci;
• rimostranze personali del segnalante;
• rivendicazioni attinenti al rapporto di lavoro o di collaborazione;
• rivendicazioni attinenti ai rapporti con i superiori gerarchici o i colleghi.

8.      Quando segnalare

Per procedere alla segnalazione è sufficiente essere venuti a conoscenza di situazioni, fatti, circostanze che, ragionevolmente, possono portare a ritenere che un’irregolarità o un fatto illecito si sia verificato nel contesto lavorativo; non è pertanto necessario essere certi dell’effettivo accadimento dei fatti denunciati e/o dell’identità dell’autore.

9.      Cosa indicare nella segnalazione

Al fine di consentire la corretta comprensione dei fatti e/o dei comportamenti segnalati, è opportuno circostanziare il più possibile la segnalazione indicando, se conosciuti, il tempo e il luogo in cui si è verificato il fatto, la descrizione del fatto, le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di soggetti che possano contribuire a formare un quadro il più completo possibile di quanto segnalato.

La segnalazione, pertanto, deve contenere i seguenti elementi essenziali:

• eventuale generalità del soggetto che effettua la segnalazione. Nel caso in cui il segnalante volesse procedere con segnalazione anonima, la stessa verrà presa in considerazione laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati;
• eventuali recapiti del segnalante ai quali possa essere contattato "riservatamente";
• la relazione che intercorre tra il segnalante e Creditsafe (dipendente, collaboratore ecc.);
• gli autori del comportamento segnalato ed eventuali altri soggetti coinvolti, anche esterni all'azienda, ovvero ogni elemento utile alla loro identificazione;
• una chiara, completa e circostanziata descrizione dei fatti oggetto di segnalazione (riscontrabili e conosciuti direttamente dal segnalante e non riferiti da altri soggetti diversi dal denunciante);
• se conosciute, le modalità nonché le circostanze di tempo e di luogo di accadimento dei fatti segnalati, specificando se l'attività risulta ancora in corso;
• eventuali altri soggetti che possano riferire proficuamente sui fatti segnalati;
• ogni altra informazione, osservazione o commento di ausilio nel riscontro dei fatti segnalati.

10.  Quali sono i canali di segnalazione

Sono stati predisposti diversi canali di segnalazione di seguito indicati:

• Interno
  1. Utilizzando l’apposito software My Whistleblowing accessibile seguente link My Governance - v4.0 oppure scrivendo all’indirizzo mail [email protected]
  2. Di persona, contattando uno o più dei seguenti soggetti:

Creditsafe Italia S.r.l.           

Country Manager, Luca Berti  [email protected]

HR Manager, Andrea Perchiazzi [email protected]

Finance Manager, Mara Gullino [email protected]

Legal Business Partner, Claudia Honorati [email protected]

Creditsafe Group HR

Gareth Way, Chief HR Officer [email protected]

Cathryn Sims, Group Head of HR and Training [email protected]

• esterno (ANAC);
• divulgazione pubblica, tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
• denuncia all’Autorità giudiziaria.

11.      Come scegliere il canale di segnalazione

In via prioritaria, Creditsafe incoraggia all’utilizzo del canale interno, in quanto più prossimo all’origine delle questioni oggetto della segnalazione e, solo al ricorrere di certe condizioni, è possibile effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

1. I segnalanti possono utilizzare il canale esterno segnalando quindi ad ANAC quando:

• non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
  
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

2. I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

12.  Riservatezza del segnalante

Creditsafe garantisce sempre la riservatezza del segnalante, indipendentemente dal metodo scelto per effettuare la segnalazione e dal fatto che il segnalante abbia indicato o meno i propri dati di contatto.

In particolare, qualora il segnalante utilizzi il software My Wistleblowing presente sul sito internet aziendale, la riservatezza è garantita dalle seguenti caratteristiche di detto strumento:

• Lo strumento di segnalazione rende opzionale (non obbligatorio) l’inserimento delle generalità del segnalante;
• Lo strumento di segnalazione non consente in nessun modo agli utilizzatori di risalire all’identità del segnalante (né, ad esempio, tramite indirizzo mail o registri log del network e così via);

13.  Come viene gestita una segnalazione

Tutte le segnalazioni ricevute attraverso uno qualsiasi dei canali di segnalazione disponibili saranno analizzate da un apposito Team composto dalle seguenti funzioni aziendali (HR, Finance e Legal), il quale riferisce al Country Manager.

Qualora il segnalante abbia effettuato la propria segnalazione attraverso software My Whistleblowing, la gestione della stessa è articolata in quattro fasi:

a. protocollazione e custodia;

b. istruttoria;

c. investigazione e comunicazione dell’esito;

d. archiviazione.

a. Protocollazione e custodia

Nel caso la segnalazione avvenga tramite il Software, sarà il Software stesso a prevedere una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento.

b. Istruttoria

L’istruttoria preliminare ha lo scopo di verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta. A tal fine il Team di cui al punto 13 della presente policy si riunisce per valutare i contenuti effettuando un primo screening e:

• laddove rilevi da subito che la stessa sia palesemente infondata procede all’archiviazione immediata;
• laddove la segnalazione non sia ben circostanziata richiede, laddove possibile, ulteriori informazioni al segnalante. Nel caso in cui non sia possibile raccogliere informazioni sufficienti a circostanziare la segnalazione e avviare l’indagine questa viene archiviata;
• in caso la segnalazione appaia circostanziata con elementi di fatto precisi e concordanti procede con le fasi dell’istruttoria.

c.  Istruttoria e comunicazione dell’esito

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnala e sull’oggetto della segnalazione.

L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit e tecniche investigative obiettive.

Anche l’attività di investigazione è in capo al Team di cui al punto 13 della presente policy.

Di ogni investigazione, il Team prepara un report finale contenente almeno:

• i fatti accertati;
• le evidenze raccolte;
• le cause e le carenze che hanno permesso il verificarsi della situazione segnalata.

All’esito delle investigazioni, quando riscontri l’infondatezza della segnalazione ricevuta, il Team, consultato il Country Manager, procede all’archiviazione della segnalazione e, ove possibile, ne da comunicazione al segnalante. 

Nel caso in cui la segnalazione risulti fondata, il Team attiva i responsabili aziendali per intraprendere le dovute e più opportune azioni mitigative e\o correttive.

Trasmette l’esito dell’istruttoria alla funzione HR per l’eventuale avvio di procedimenti disciplinari volti a comminare, se del caso, sanzioni disciplinari in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.

d. Archiviazione

Al fine di garantire la tracciabilità, la riservatezza, la conservazione e la reperibilità dei dati durante tutto il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati sia in formato digitale, tramite il Software, sia attraverso cartelle di rete protette da password sia in formato cartaceo, in apposito armadio messo in sicurezza e situato presso l'ufficio HR, accessibile alle sole persone appositamente autorizzate ed all’uopo istruite.

14.      Cosa si intende per ritorsione

Il sistema di Whistleblowing è strutturato in modo tale da garantire la protezione del segnalante da eventuali ritorsioni, intendendosi con questo termine qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato (quale, ad esempio licenziamento, azione disciplinare, le minacce o altri trattamenti sfavorevoli connessi alla segnalazione di un problema).

La ritorsione può quindi consistere in atti, provvedimenti, comportamenti od omissioni che si verificano nel contesto lavorativo e che arrecano pregiudizio ai soggetti segnalanti. La ritorsione può essere anche solo tentata o minacciata.

Qualora il segnalante ritenga di essere vittima di una ritorsione dovrà informare immediatamente il Dipartimento HR dell’azienda o, in alternativa, comunicare tale circostanza all’ANAC.

Quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele del segnalante (cfr. paragrafo 15) non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

15.      A chi si estende la protezione

La protezione prevista dalla norma a favore del segnalante si applica anche:

• al facilitatore (persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e operante all’interno del medesimo contesto lavorativo);
• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali le stesse persone lavorano nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

16.      Il trattamento dei dati personali

L’acquisizione e gestione delle segnalazioni attraverso il canale interno di Creditsafe avrà luogo in conformità alla normativa in tema di tutela dei dati personali e conformemente all’informativa in materia.

Infine, i dati verranno conservati per il tempo necessario al trattamento della specifica segnalazione. I dati verranno conservati non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.