1 zekerheid: bedrijven dienen flexibel te zijn in onzekere tijden.
Flexibel in de manier waarop we communiceren en flexibel in de manier waarop wij werken. Creativiteit, eenvoud, strategisch inzicht en doorzettingsvermogen dienen de bouwstenen te zijn van flexibiliteit of verandering.
Verandering is geen belemmering, integendeel: verandering vormt de basis van nieuwe opportuniteiten.
Zoals deze 2 beroemdheden ooit hebben gezegd:
The world as we have created; it is a process of our thinking. It cannot be changed without changing our thinking.
Albert Einstein - Theoretisch natuurkundige
It’s only after you’ve stepped outside your comfort zone that you begin to change, grow, and transform.
Roy T. Bennett - Author and life coach
Aangezien we als individu en als organisatie onderhevig zijn aan verandering, willen wij u graag voorzien van enkele tips om de bedrijfscontinuïteit van uw organisatie te versterken (wat van vitaal belang is in onzekere tijden).
Als meest gebruikte leverancier van handelsinformatie wereldwijd willen we de nadruk leggen op een (het?) fundamenteel onderdeel van de bedrijfsoperaties: uw risicobeheer.
Waarom is dit zo essentieel?
Risicobeheer of 'risk management' is een voortdurend proces waar we (potentiële) risico’s identificeren, interpreteren, analyseren en het ondersteunt de verschillende afdelingen van een bedrijf om te slagen in hun projecten.
Op basis van een grondige analyse gaan we concrete stappen of actiepunten instellen en ondernemen. Risico’s nemen, het hoort nu éénmaal bij het zaken doen. Daarom is een goed beheer van uw risico’s een belangrijk onderdeel van uw bedrijfscontinuïteit.
Tip 1 – Begin met een evaluatie van de eigen onderneming
In onzekere tijden, zoals een 'lockdown' of een economische crisis, is het belangrijk om te evalueren of uw werknemers van hun thuisomgeving kunnen werken en om na te gaan of er een eenvoudige communicatiestroom bestaat tussen de collega’s zelf en tussen het bedrijf en externe partijen (zoals uw klanten en uw leveranciers).
Indien deze 2 zaken bestaande zijn, dan verzekert u al voor een groot deel de bedrijfscontinuïteit. Wij begrijpen dat in sommige sectoren, zoals de transport en de bouw, niet alle collega’s van hun thuisomgeving kunnen werken. Maar als organisatie kan u wel de collega’s die bijvoorbeeld de boekhouding of administratie doen, wel al van thuis laten werken. Voor de collega’s die wel "op de baan" moeten, volgt u de regels voor handen en handelt u als een goede huisvader (of –moeder).
Het andere aspect is een duidelijke communicatie set-up voor de interne en externe omgeving. In dit blogartikel hebben we voor u 5 ‘toptools’ omschreven die u hierbij kunnen helpen.
Het is ook belangrijk dat u zo transparant mogelijk blijft. Bedrijfscontinuïteitsplannen zijn een uitstekende vorm van communiceren naar uw omgeving toe. Zorg ervoor dat u dit opneemt in uw risicobeheer, zodat uw collega’s en uw zakenrelaties perfect weten van wat ze kunnen verwachten. In deze bijdrage kan u ons plan alvast terugvinden.
Met de nodige creativiteit en een bepaald strategisch denken, kan u zelfs alternatieve oplossingen naar voren schuiven. Een goed voorbeeld zijn de restaurants die verplicht dienen te sluiten. Zij kunnen bijvoorbeeld traiteuroplossingen aanbieden, samen met een goed communciatieplan via social media en online betaalmogelijkheden. Hotels kunnen al volop inzetten op boekingen naar volgend jaar toe, met een bepaalde korting of een extra service. Boetieken dienen digitaal aanwezig te zijn, etc.
Tip 2 – Controleer de financiële daadkracht van uw (potentiële) zakenrelatie
Het dagelijkse debiteurenbeheer vormt een belangrijke schakel in uw risicobeheer. In tijden van onrust en onzekerheid is het zelfs zo belangrijk om ELKE nieuwe en bestaande zakenrelatie te controleren naar hun kredietwaardigheid. Door openstaande posten of facturen te minimaliseren, zorgt u voor voldoende liquiditeiten om uw onderneming ook draaiende te houden.
In tijden van onrust is een ‘credit check’ met behulp van een kredietrapport een zeer handig hulpmiddel. Zo bevatten de rapporten van Creditsafe de nodige elementen om een zakelijke beslissing te nemen zoals kredietscores en -limieten; juridische gebeurtenissen zoals dagvaardingen en faillissementgegevens; financiële data zoals omzet, cashflow, kapitaal en liquiditeitsratio’s; en andere bedrijfsinformatie. U kan tevens de verschillende bestuurders controleren en hun andere mandaten bekijken.
Meten is weten en informatie is ‘key’ om goede, zakelijke beslissingen te kunnen nemen. De solvabiliteit- of kredietscore in deze bedrijfsrapporten kunnen u ook helpen om uw risicostrategie aan te passen waar nodig.
In een onzekere periode is het trouwens handig om een monitoringoplossing onder de arm te nemen. Een dergelijke 'tool' geeft u de mogelijkheid om automatisch verwittigd te worden van eventuele veranderingen binnen bepaalde klanten- en leveranciersportfolio’s.
Zo kan de monitoringoplossing van Creditsafe u verwittigen van de minste wijziging in de financiële- en bedrijfsituatie van uw zakenrelaties.
Op basis van de criteria die u belangrijk vindt, sturen wij u een automatische alert via email. In deze monitoringoplossing heeft u tot slot de mogelijkheid om analyses te maken per portfolio.
Om een risico inschatting te kunnen maken van uw zakenrelaties, is financiële bedrijfsinformatie een belangrijk (beheer)element in de bedrijfscontinuïteit van uw organisatie.
Tip 3 – Een goed beheer van uw 'supply chain', is een belangrijk aspect van continuïteit
Geloof het of niet, maar een onzekere periode is een goede gelegenheid om uw ‘supply chain’ opnieuw te herevalueren. Economie en politiek bevinden zich in een steeds wijzigende sneltrein, waardoor bedrijven continu onderhevig zijn aan verandering.
Handelsoorlogen tussen landen dagen de import uit. Landen waar de economie groeit, kunnen de lonen van werknemers tot 2x zo snel groeien. Waar technologie ontbreekt, duurt de productie & het transport langer. Als er een globale crisis heerst, dient u een plan B te hebben.
Groeiende voorbeelden, wat uiteraard leidt tot toenemende kosten voor inkopers.
Hoe gaat u van start?
Evalueer en analyseer of er onderhandelsruimte bestaat over uw contracten met de leveranciers.
Bestaat de mogelijkheid dat er capaciteit kan aangeboden worden in andere landen? Kunnen de leveranciers hun diensten verschuiven omdat politieke, economische en andere risico’s een bedreiging vormen voor de toeleveringsketen? Welke technologieën gebruiken uw leveranciers? In tijden van crisis, hebben zij een noodplan of een ‘business continuity plan’? Wat is de inhoud van hun overmachtsclausules? Wat is hun langetermijnvisie en hoe transparant zijn zij?
Meet de verwachtingen van de klant voor de komende 3 tot 5 jaar. Bepaal hoe kritisch de snelheid op de markt zal zijn voor hen en voor de industrie. Kies technologieën, netwerken & partnerschappen om een flexibeler, wereldwijd netwerk te ondersteunen. Gebruik bedrijfsdata om de toekomstige vraag beter te kunnen voorspellen.
Omdat in tijden van onzekerheid de economie het harder te verduren heeft, is het daarom voor u een uitgelezen kans om uw lijst met leveranciers te controleren. Gezien de complexiteit is het misschien de moeite waard om op zijn minst na te denken over mogelijke manieren om uw 'supply chain' te diversifiëren en uw alternatieve (nood)plannen te verbeteren, aangezien het onverstandig is om al uw eieren in één mandje te leggen.
Creditsafe kan u ondersteunen om deze ‘business intelligence’ te leveren a.d.h.v. financiële bedrijfsdata (+ 330 miljoen bedrijven in 160 landen) - Omdat we bedrijven helpen in de manier waarop zij zaken doen, te veranderen.
Tip 4 – Doet u bijkomend onderzoek naar de betrouwbaarheid van de onderneming en de bestuurders?
It takes 20 years to build a reputation and five minutes to ruin it. If you think about that, you'll do things differently.
Warren Buffett - Amerikaans zakenman
“15-16 maart 2020 - Mogelijke fraude bij een miljoenenbestelling van mondmaskers voor ons land, dat meldden de minister van Volksgezondheid De Block en de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid. Het zou gaan om een bestelling van 5 miljoen euro.”
U zal zich dit bericht ongetwijfeld nog herinneren in het nationale nieuws. Het ging om een bestelling die fout liep bij een Turkse leverancier, waar mogelijk fraude aan het licht kwam.
Dit is een heel goed voorbeeld waarom we ook de betrouwbaarheid van onze zakenrelaties dienen te controleren ten tijde van politieke, economische en sociale onrust.
Een ‘credit check’ en de controle van de bedrijfsinformatie is al een eerste stap, maar het is ook belangrijk om na te gaan wie bijvoorbeeld de UBO is van een organisatie. Welke mandaten voert hij of zij nog uit? Is hij of zij een politiek prominent persoon? Komt de onderneming, de UBO en/of de andere bestuurders voor op een sanctielijst? Is uw zakenrelatie in overeenstemming (='compliant') met de geldende regel- en wetgevingen?
Een ‘compliance’ onderzoek is een belangrijk onderdeel van uw risicobeheer want, naast de controle van de (financiële) bedrijfsinformatie, doet u bijkomend onderzoek naar de betrouwbaarheid van uw zakenrelaties.
Op deze manier helpt u mee aan de strijd tegen witwaspraktijken en de financiering van terrorisme, en beschermt u de reputatie van uzelf en dat van uw organisatie. Als u met frauduleuze personen en bedrijven zaken doet, schaadt dit de eigen onderneming en vooral het imago van de eigen onderneming.
In vele gevallen leidt het tot een niet-levering van goederen en/of diensten, met als gevolg dat we het geïnvesteerde kaptiaal ook niet meer terugzien. Daarom dat het bericht van de mondmaskers een goed voorbeeld is.
Het gaat verder dan enkel en alleen “ken uw klanten”, maar ken elke zakenrelatie waarmee u zaken doet en waarmee u op punt staat om zaken mee te doen.
Zo zorgt u ervoor dat u en uw onderneming conform (=compliant of compliance) zijn met de regels en wetten die van kracht zijn tegen fraude, witwasprakrijken en de financiering van terrorisme. Bij een eventuele controle kan u achteraf aantonen dat u alle mogelijke acties hebt ondernomen om het risico in te schatten en om uw onderneming te beschermen.
Meer lezen over het controleren van de betrouwbaarheid van ondernemingen? Lees verder in dit artikel.
Tip 5 – Hoe ver staat de organisatie in de automatisatie van het risicobeheer?
In tijden van onrust is de technologische (digitale) voetafdruk toch een belangrijk gegeven voor de bedrijfscontinuïteit van de organisatie. Als landen in ‘lockdown’ zijn, is het online zakendoen soms nog de enige vorm van inkomen. Waneer we niet meer fysiek op kantoor mogen zijn, dienen we toch de nodige tools te hebben om verder te kunnen werken van thuis (lees onze blog: 5 ‘toptools’ om van thuis te gebruiken).
Ook uw risicobeheerprocessen kan u perfect van op afstand uitoefenen. Van de prospectiefase tot het beheer van de bestaande klantenportefeuilles, het automatiseren van uw bedrijfsprocessen helpt uw bedrijfsfinanciën. Als u financiële bedrijfsinformatie data koppelt (aan uw software) via een API, stroomlijnt u uw workflows en bedrijfsbeslissingen.
De sleutel tot de groei en de stabiliteit van een organisatie worden mogelijk gemaakt door geautomatiseerde databeslissingen.
Dit gegeven wordt aangetoond in een studie van 'Bain Research' naar de redenen waarom topbedrijven effectiever zijn (zie grafiek).
Op basis van geautomatiseerde datastromen maken zij veel vaker en veel snellere zakelijke beslissingen dan andere bedrijven die niet datagedreven werken.
De voordelen?
- Objectiviteit: data is een objectief gegeven en vormt de basis van een te nemen beslissing.
- 'Human error': er worden veel minder menselijke fouten gemaakt, aangezien u uw workflows en beslissingen (deels) automatiseert.
- Betere productiviteit: data automatisatie zorgt voor een stroomlijning van uw workflows, waardoor u 80% snellere en meerdere beslissingen kunt nemen i.p.v. manuele handelingen.
- Investering i.p.v. een extra kost: een voorbeeld van de besparing die u kunt verwachten binnen uw ‘credit control’ afdeling: indien de organisatie 10.000 kredietbeslissingen per jaar neemt en de typische tijd die nodig is om tot een beslissing te komen 1 uur bedraagt, dan bespaart u 8.000 manuren per jaar door geautomatiseerde datastromen.
- Consistentere beleidstoepassing: door de automatisering van een overeengekomen kredietbeleid kunt u bijvoorbeeld ervoor zorgen dat de brug tussen sales en finance geconsolideerd wordt. De sales (en marketing) beschikken over de nodige 'business intelligence' om zich te kunnen focussen op stabielere prospecten. M.a.w. u geeft uw medewerkers de nodige ruimte om meer tijd te besteden aan de kernactiviteiten om de bedrijfsdoelstellingen te behalen.
Hoe gaat u van start?
- Maak een analyse van de data die u nodig heeft: welke bedrijfselementen gebruiken we dagelijks? Hoeveel beslissingen maak ik per week/maand/jaar? Welke data gebruik ik om een klant te accepteren of te weigeren? Op welke elementen monitor ik mijn zakenrelaties dagelijks? Etc.
- Ga na of u de data in een gebruiksvriendelijke vorm, met de juiste technologie, kan integreren of opslaan. Welke CRM / ERP / software gebruik ik? Is het compatibel? Kan deze op afstand gebruikt en verwerkt worden? Is het eenvoudig te gebruiken, etc.
Meer lezen over automatisatie? Lees verder in dit artikel.
Het Creditsafe Care Program
Zoals u kan zien, vormt risicobeer een belangrijke schakel in de bedrijfscontinuïteit van de organisatie. Wij durven zelfs zeggen: van essentieel belang.
In momenten van onrust moeten we kunnen bouwen op de strategie en de genomen maatregelen van het risicobeheer. Bedrijven controleren naar hun kredietwaardigheid, de voortdurende monitoring van uw zakenrelaties, de consistentie van uw supply chain, compliance onderzoeken tot geautomatiseerde datastromen.
Allemaal belangrijke elementen van het risicobeheer voor de bedrijfscontinuïteit van uw organisatie.
Bedrijven die geen klant zijn bij Creditsafe
Om de bedrijfscontinuïteit van uw organisatie te stimuleren en te versterken, geven wij de bedrijven graag de mogelijkheid om essentiële elementen van onze risicobeheeroplossingen gedurende 90 dagen, gratis, te gebruiken.
Al klant bij Creditsafe?
U kan rekenen op onze inzet en de nodige ondersteuning.
Credit check elke nieuwe zakenrelatie. Nu, meer dan ooit, is het van cruciaal belang dat u uw klanten- en leveranciersbestand actief bewaakt en monitoringwaarschuwingen instelt, zodat u op de hoogte wordt gehouden van eventuele wijzigingen. In een steeds veranderende omgeving, herevalueer uw kredietbeleid. Tevens kunnen wij ook uw collega's toegang geven tot ons platform, zodat u de bedrijfscontinuïteit van de onderneming versterkt.
Heeft u een gepersonaliseerde opleiding nodig? Bijkomende vragen of opmerkingen? Onze medewerkers zijn steeds beschikbaar om u verder te helpen. Laat het ons weten via onderstaand contactformulier.