遅延期間に応じて内容を使い分けることが重要
メールによる督促で大切なのは、遅延期間に応じて内容を使い分けることである。
遅延期間が数日程度と3カ月では、当然、記載する内容はもちろん、語調も変わってくるはずだ。
ところが数日の遅延にも、3カ月の遅延にも同じようなフレーズで、同じような語調で督促している企業が少なくない。
どうしても言語が英語であることもあり、微妙なニュアンスの様で意識していないケースが多い。
そのためにも、遅延期間に応じた複数の英文督促メールをあらかじめ用意しておくことが望ましい。
もちろん、すべての取引先に同じ内容のメールを送るわけではないが、テンプレートがあることでメール作成の時間も短縮できる。
また組織として督促ツールを共有することで、全社で一貫した債権回収体制を構築することもできる。
また、英文の督促メールで大切なのが、期限を区切ることである。
期限については文書に限らず、電話でも、訪問でも当てはまる。
意外に間違って使われているのが、このフレーズである。
As soon as possible
Immediately
「できるだけ早く」「直ちに」とは一見、督促に向いたフレーズのように感じるかもしれないが、これではダメだ。
なぜなら、人によっては速度感に差がある。
今日ができるだけ早いと思う人もいれば、明日だと思う人もいる。
こうした速度感の差をなくすためにも、下記のようなフレーズが望ましい。
by May 27, 2020
督促メールにおいては、こうした細かいポイントが重要な役割を果たすのだ。
